ما هو سجل المخاطر وعناصره وأهدافه وأهم نماذجه

يُعد فهم سجل المخاطر أمرًا ضروريًا في عملية إدارة المخاطر سواء كانت تلك المخاطر مؤسسية أي قد تظهر خلال تنفيذ أي عملية من عمليات المؤسسة، أو كانت متعلقة بالمشروع المُقترح المُراد تنفيذه، إذ يعمد مديرو المشاريع أو مديرو المخاطر بالمؤسسات إلى استخدام سجل المخاطر كأداة مهمة توثق من المخاطر المُحتملة وتزيد من الاستعداد لها على النحو الأمثل، لذلك يمكن اعتباره عنصرًا مهمًا في أي عملية ناجحة لإدارة المخاطر ويساعد على التخفيف من مختلف التحديات، وفي سطور هذا المقال نوضح ما هو سجل المخاطر وأهميته وأهدافه وعناصره، كما نرفق بعض نماذج للتحميل.

سجل المخاطر المؤسسية:

سجل المخاطر المؤسسية هو عبارة عن وثيقة تتولى إدارة المخاطر بالمؤسسات إعدادها من أجل توثيق مختلف أنواع المخاطر التي قد تواجهها المؤسسات، بما في ذلك المخاطر القانونية والمالية والاستراتيجية والتشغيلية ومخاطر السمعة ومخاطر الأمن السيبراني، وغيرها.

ويتضمن سجل المخاطر المؤسسية وصفًا لكل خطر يتم تسجيله واحتمال حدوثه وتأثيره المُحتمل، وما هو ترتيبه في أولويات المخاطر للتعامل معه، وما هي الاستجابة التي تتخذها المؤسسة لعلاج كل خطر.

ويستعين كبار القادة بالمؤسسات بسجل المخاطر المؤسسية في جمع المعلومات حول المخاطر المُحتملة التي قد تهدد المؤسسة وتحديد أفضل طريقة لإدارتها، من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية العامة، لذلك يُعد سجل المخاطر من أهم العناصر في إطار وضع سياسة قوية لإدارة المخاطر المُحتملة.

سجل المخاطر للمشاريع:

يُعرف سجل المخاطر للمشاريع بأنه الأداة أو الوثيقة التي يستعين بها مديرو المشاريع في تسجيل معلومات تفصيلية حول المخاطر المُحتملة التي قد تظهر خلال تنفيذ المشروع ويمكن أن تهدد استمراره أو نجاحه، مع توضيح تأثير تلك المخاطر وأولوياتها وكيفية الاستجابة لها والتخفيف من حدتها أو منع وقوعها، ومن هم الأشخاص المعنيين بالتعامل معها وإدارتها، وذلك بغرض إعادة المشروع إلى المسار الصحيح.

ويُعد سجل المخاطر المشاريع عنصرًا أساسيًا في خطة إدارة مخاطر المشروع، وذلك ضمن المكونات التي يتم تجميعها خلال مرحلة التخطيط للمشروع، ولا يتم استخدام هذا السجل مرة واحدة فقط خلال المشروع؛ بل يخضع للتحديث المستمر عند ظهور أي حدث يسلط الضوء على خطر محتمل.

وعند إنشاء سجل المخاطر للمشروع؛ لا بد من مشاركته مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة واستعراضه في جميع اجتماعات الفريق لتجنب عدم تفويت أية تحديثات مهمة، ويُستخدم هذا السجل في جميع أنواع المشاريع في مختلف الصناعات، خاصة تلك المشاريع التي تنطوي على استثمارات مالية كبيرة أو مواعيد نهائية ضيقة.

عناصر سجل المخاطر:

يحتوي سجل المخاطر على مجموعة من العناصر الأساسية التي تُستخدم في التعرف على المخاطر المُحتملة وتحليلها وتقييمها من أجل إدارتها، وتشمل تلك العناصر ما يلي:

1- رقم تعريف المخاطر

يتضمن سجل المخاطر رقم التعريف الخاص بكل خطر، إذ يتم تنظيم المخاطر في فئات معينة من خلال تمييز كل خطر برقم خاص، كما يمكن وضع عنوان فرعي قصير وتاريخ تحديد كل خطر، وذلك من أجل تتبع المدة التي يمكن أن تستغرقها عملية التخفيف من المخاطر، والتعرف على المخاطر التي قد تستغرق فترات طويلة لمعالجتها.

2- وصف المخاطر

في هذا العنصر، يتم وصف كل خطر من خلال إضافة لمحة قصيرة عنه، وتوضيح لماذا يُعتبر مشكلة مُحتملة، مع مراعاة وصف الخطر بدقة دون الدخول في أدق تفاصيله حتى يسهل التعرف عليها.

3- فئة المخاطر

يتم تصنيف المخاطر في فئات تساعد في التعرف عليها بسهولة ومن ثم اختيار أعضاء الفريق المناسبين للتعامل معها، خاصة إذا كانت المؤسسة بصدد إطلاق مشروعًا تتعدد فيه المخاطر المعقدة.

وتُصنف المخاطر في فئات وهي: مخاطر تشغيلية، مخاطر تكنولوجية، مخاطر جودة، مخاطر المعلومات، مخاطر الأمن السيبراني، مخاطر العمليات، مخاطر الميزانية.

ويتم تحديد نوع الفئة من خلال تقييم مصدر الخطر والشخص القادر على معالجته، ويمكن تنفيذ ذلك بالتعاون مع رؤساء الأقسام.

4- احتمال حدوث المخاطر

يشير هذا العنصر إلى مدى احتمال حدوث كل خطر، إذ يتم تقدير احتمالية حدوث الخطر باستخدام  مقياس يتضمن مؤشرات وهي: (غير محتمل، من المحتمل، من المحتمل جدًا).

ومن خلال تقييم المخاطر وتحديد درجة احتمالية حدوثها يمكن تحديد المخاطر التي يجب التعامل معها أولاً وفي أسرع وقت، والمخاطر التي يمكن معالجتها في وقت آخر.

5- تأثير المخاطر

يشير عنصر تأثير المخاطر إلى التأثير المُحتمل لكل خطر سواء على المؤسسة وأدائها وشؤونها المالية أو على المشروع، وهو مفيد في تحديد المخاطر ذات الأولوية في المعالجة وذلك بناءً على شدة تأثيرها.

وتتعدد مستويات تأثير المخاطر ما بين (منخفض جدًا، منخفض، متوسط، مرتفع، مرتفع جدًا)، ويمكن تحديد مستوى تأثير كل خطر ومعرفة مدى ارتفاع تأثيره بالتعاون مع رؤساء الأقسام.

6- التخفيف من المخاطر

يتضمن هذا العنصر الخطة التي يتم وضعها من أجل التخفيف من حدة المخاطر المُحتملة، إذ تشتمل هذه الخطة على حلول تفصيلية حول كيفية تقليل المخاطر وكيف ستؤثر هذه الخطة على تأثير تلك المخاطر، مع ملخص عن النتيجة المنشودة.

وإذا كانت المخاطر المُحتملة سهلة أو صغيرة؛ فقد يكون من السهل التخفيف منها، أما إذا كانت معقدة وبلا حلول واضحة؛ فيمكن وضع خطة تخفيف تعتمد على العمل الجماعي من خلال الاجتماع مع أعضاء الفريق، وبصرف النظر عن خطة التخفيف المختارة، لا بد من التأكد من فهم كل عضو في الفريق هذه الخطة.

7- أولوية المخاطر

على الرغم من أن عنصر تأثير المخاطر يحدد أولوياتها؛ إلا أن أولوية المخاطر يُعد عنصرًا مهمًا لا بد من تضمينه في سجل المخاطر، إذ يتم تحديد أولوية كل خطر بناءً على تحليل احتمالية حدوثه وشدة تأثيره، من أجل التعرف على المخاطر التي تضر بالمؤسسة أو بالمشروع، ويُستخدم مقياس مستويات لتحديد أولوية المخاطر متضمنًا ثلاثة خيارات وهي (منخفض، متوسط، مرتفع).

8- ملكية المخاطر

في عنصر ملكية المخاطر يتم تحديد عضو من أعضاء الفريق لكل خطر بحيث يكون مالكه أي مسؤولًا عن نشر الاستجابة المناسبة والإشراف عليها، مع تحديد أعضاء إضافيين في الفريق إذا كانت هناك حاجة إلى ذلك، ويتم اختيار المالك بناءً على خبرته في القيادة وحل المشكلات أو إدارة المخاطر.

ويمكن تضمين هذا العنصر بمعلومات الاتصال بمالك الخطر حتى يتسنى لأصحاب المصلحة التواصل معه في حال وجود أي استفسار حول إدخال معين.

9- حالة الخطر

من خلال عنصر حالة الخطر يتم تحديد ما إذا كان قد تم التخفيف من المخاطر بنجاح أم لا، فتكون حالة الخطر واحدة من ثلاثة خيارات وهي (نشط، قيد التنفيذ، تم التحكم به).

أهداف سجل المخاطر:

من خلال إنشاء سجل المخاطر واستخدامه بشكل فعال، تتمكن المؤسسات من تحقيق مجموعة من الأهداف وهي:

• فهم طبيعة المخاطر التي قد تؤثر على المؤسسة أو على المشروع من أجل وضع الاستراتيجيات المناسبة لإدارتها.
• تحديد مستوى المخاطر التي يمكن للمؤسسة قبولها والمخاطر التي لا تستطيع قبولها وتسعى لتجنبها.
• تمكين المؤسسات من التعرف على قدرتها على التحكم في المخاطر والحد منها.
• تسجيل وتوثيق كل المعلومات المتعلقة بعملية إدارة المخاطر وهي نوع المخاطر واحتمالية حدوثها وشدة تأثيرها وأولوياتها والشخص المسؤول عن إدارتها.
• تمكين المؤسسات من الإبلاغ عن حالة الخطر في أي وقت.
• إنشاء عوامل إنذار مبكر للمخاطر المحتملة ووسائل الإبلاغ عنها.

أهمية سجل المخاطر:

يُعد سجل المخاطر من أهم الأدوات التي تسمح بتحديد المخاطر المُحتملة ومعرفة الاستراتيجيات التي يمكن تنفيذها لمنع وقوعها أو التقليل من تداعياتها، كما يجلب استخدام هذه الأداة العديد من الفوائد نبرزها فيما يلي:

1- إدارة المخاطر بشكل استباقي

يفيد سجل المخاطر في إدارة المخاطر بشكل استباقي من خلال الكشف عنها في وقت مبكر واتخاذ التدابير التي تخفف من آثارها السلبية، قبل أن تتحول إلى مشكلات حقيقية تتسبب في حدوث أضرار جسيمة للمؤسسة أو للمشروع، وهو ما يزيد من نجاح عملية إدارة المخاطر المُتبعة، ويقلل من فرص حدوث عواقب محتملة في حال وقوع أحداث خطيرة.

2- تعزيز التواصل

ينطوي إنشاء سجل المخاطر على تبادل المعلومات بين الأقسام ورؤساء المصلحة حول المخاطر المُحتملة، وهو ما يعزز من التواصل بين تلك الأطراف، كما يزيد من الشفافية فيما يخص الإعلان عن أي خطر محتمل واستراتيجيات التخفيف اللازمة لجميع أعضاء الفريق المنفذ للمشروع أو لكافة أقسام المؤسسة.

3- تحسين عملية صنع القرار

يوفر سجل المخاطر المعلومات المهمة حول المخاطر المُحتملة والتي يُستند إليها عند اتخاذ قرارات مستنيرة من قِبل مدير المشروع أو قسم إدارة المخاطر بالمؤسسة لتخصيص الموارد ووضع استراتيجيات التخفيف المناسبة، إذ تُتخذ تلك القرارات بناءً على بيانات محددة وواضحة وليس بالاعتماد على الشكوك التي قد تصيب وتخطئ.

4- تحسين الرصد والإبلاغ

يلعب سجل المخاطر دورًا فعالًا في تحسين الرصد والإبلاغ داخل المؤسسة، إذ يسمح للمؤسسة تتبع التقدم المحرز في أنشطة التخفيف من المخاطر وتقييم فعالية التدابير التي جرى اتخاذها، إضافة إلى أهميته في تسهيل إبلاغ الإدارة أو المنظمين أو أصحاب المصلحة الآخرين بجميع التحديثات.

5- تعزيز ثقة أصحاب المصلحة

من خلال استخدام أداة سجل المخاطر، تُظهر المؤسسة أنها لا تنفذ أي مشروع ولا تُقدم على تنفيذ أية عمليات دون تخطيط دقيق للمخاطر المُحتملة واتباع الشفافية في إدارتها، وهو الأمر الذي يزيد من ثقة أصحاب المصلحة في المؤسسة ويُحسن من سمعتها في السوق.

6- توثيق المعلومات حول المخاطر

يُعد سجل المخاطر بمثابة المصدر الوحيد الذي يستعين به قسم إدارة المخاطر أو أعضاء الفريق في التعرف على المخاطر المُحتملة، فمن خلال هذه الأداة يتم توثيق جميع المعلومات المتعلقة بالمخاطر، مثل الشدة والتأثيرات وخطة الاستجابة والشخص المسؤول.

نماذج سجل المخاطر:

إليكم فيما يلي بعض نماذج سجل المخاطر التي يمكن تحميلها وتعديلها لاستخدامها:

نموذج سجل مخاطر السلامة

يمكنكم تحميل نموذج سجل مخاطر السلامة بصيغة Excel والذي يساعد في تحديد مخاطر السلامة ومعرفة أولوياتها بناءً على احتمال حدوثها وشدة تأثيرها، مع تحديد عضو الفريق المسؤول عنها، ووضع استراتيجيات التخفيف منها.

نموذج سجل مخاطر الأعمال

يمكنكم تحميل نموذج سجل مخاطر الأعمال بصيغة Excel لتقييم مخاطر الأعمال وتحديد أولوياتها وتدوين ملاحظات حول الاستراتيجيات المناسبة للتخفيف منها.

نموذج سجل مخاطر المشاريع

يمكنكم تحميل نموذج سجل مخاطر المشاريع بصيغة Pdf والذي يحدد جميع المخاطر المُحتملة في كل مرحلة من مراحل المشروع وتاريخ التحديد واستراتيجيات التخفيف المحتملة.

تعلم إدارة المخاطر بشهادات معتمدة:

يمكنك التسجيل في دورات بكه لإدارة المخاطر إذا كنت تسعى لتعزيز مهاراتك في هذا المجال سواء كنت مبتدئًا أو محترفًا، إذ تؤهلك دورات بكه للاستعداد للاختبار الذي يساعدك على الحصول على شهادة مهنية معتمدة مطلوبة بشدة في سوق العمل، وتشمل تلك الدورات ما يلي:

• دورة إدارة المخاطر  MoR
• دورة إدارة المخاطر الاحترافية RMP

الخاتمة:

سجل المخاطر هو أداة حيوية في إدارة المخاطر، تُستخدم لتوثيق وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تواجه المؤسسات أو المشاريع. يتضمن السجل وصفًا دقيقًا لكل خطر، احتمال حدوثه، تأثيره، خطة للتخفيف منه، وأولوية معالجته، مع تحديد المسؤولين عن إدارة كل خطر. يهدف سجل المخاطر إلى تعزيز الاستعداد وتحسين اتخاذ القرارات من خلال توفير معلومات واضحة عن المخاطر وتخفيف آثارها. كما يعزز من التواصل بين الفرق ويزيد من ثقة أصحاب المصلحة من خلال توثيق شامل للمخاطر واستراتيجيات التعامل معها.

وفي الختام، فإن الاستخدام الجيد لأداة سجل المخاطر يمكن أن يحدد العديد من الفوائد للمؤسسات والتي تحسن بدورها من عملية إدارة المخاطر وتحمي المؤسسة من أي تهديد محتمل لها.